Syndic - Convocation assemblée générales : 4 points importants

Tous les copropriétaires sont légalement tenus de tenir une assemblée des copropriétaires au moins une fois par an. Le syndic joue un rôle essentiel dans la préparation de cette assemblée puisqu'il informe tous les participants de l'organisation de l'assemblée et s'assure que l'information est bien diffusée à tous les copropriétaires. .Petit rappel des conditions à respecter lors de la convocation d'une assemblée générale des actionnaires.

1. L'initiative de détenir une AG par actions

Il appartient généralement au syndic de convoquer une assemblée générale ordinaire des actionnaires (appelée aussi assemblée annuelle) des copropriétaires. Il peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire lorsque des circonstances particulières l'exigent (comme la nécessité de travaux urgents).

Le conseil syndical, représenté par son président, peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire. Ensuite, la pratique consiste à aviser le syndicat, et le syndicat est alors responsable de l'assignation. S'il n'y a pas de réponse du Conseil syndical dans les huit jours, le président du Conseil syndical a le pouvoir de délivrer une assignation en personne de la même manière et avec les mêmes obligations que celles décrites dans les présentes.

Enfin, dans certains cas, les copropriétaires eux-mêmes peuvent demander une assemblée générale en adressant une convocation précisant les questions qu'ils souhaitent mettre à l'ordre du jour. La convocation est alors à la charge des copropriétaires qui en font la demande : le syndic doit les notifier dans les 15 jours de la somme due (y compris ses honoraires notamment), puis organiser une assemblée générale dans les 45 jours suivant la réception du versement à dire les frais.

2. Envoyer la réunion aux copropriétaires au bon moment


L'Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an. Les appels pour ce dernier doivent être effectués dans les 6 mois suivant le dernier jour de l'exercice précédent.

Quelle que soit la nature de l'assemblée générale des actionnaires (ordinaire ou spéciale), la convocation doit être adressée à tous les copropriétaires au moins 21 jours calendaires avant la date prévue pour l'assemblée - sauf urgence, ou si la copropriété la réglementation prévoit expressément un délai de préavis plus long.

Si des documents doivent être envoyés aux copropriétaires, ceux-ci doivent être joints à la lettre d'invitation et envoyés dans le même délai que celle-ci. Le groupement doit également prévoir au moins un jour ouvrable permanent avant la réunion des copropriétaires pour leur fournir la documentation de la redevance de copropriété - la date, l'heure et le lieu de la consultation doivent être notés dans l'appel.

3. Établissez un ordre du jour

L'ordre du jour est fixé par les syndics lors d'une première réunion de préparation, généralement en consultation avec le conseil syndical. Ce document doit être joint à l'appel, reprenant toutes les propositions qui seront discutées et votées lors de l'assemblée des copropriétaires.

En plus de cette rencontre préliminaire, jusqu'à la date du congrès, le conseil syndical et les éventuels copropriétaires peuvent demander que de nouvelles questions soient mises à l'ordre du jour. Il est accusé réception de la demande par l'envoi d'une lettre recommandée et d'une question à réponse « oui » ou « non ».



 

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